理解しなければならない公文書の知識は欠かせない。

一、公文書の概念

公文書は公務文書の略称で、公務活動において一定の手順と様式によって形成され使用される、社会集団の意志を表す文字の材料を指す。

公文書には広義と狭義の区別がある。

広義の公文書には、法定公文書、専用公文書、事務文書が含まれています。狭義の公文書は、法定公文書と専用公文書だけを指します。

法定公文書はまた一般公文書とも呼ばれ、党政府機関、団体、企業事業機関において一般的に通用し、法定効力と規範式を有する公文書を指す。

専用公文書とは、一定の部署や特定の業務範囲に限って特殊な必要に応じて使用する公文書のことです。

事務文書はまた、業務文書または日常文書とも呼ばれ、機関、団体、企業、事業体が日常事務所で使用する非公式文書を処理する総称であり、例えば計画、まとめ、速報、報告書、記録、調査報告書などである。

二、公文書の特徴

公文書は特定の文書材料として、特定の機能を持っているので、自分の特徴を持っています。

公文書の主な特徴は、法定の作者、法定の効力と特定の様式の三つにまとめられます。

1.法定の作者

法定の作者とは、法により成立し、自らの名義で権力を行使し、義務を負う組織または個人をいう。

各級の党・政府機関、社会団体と企業・事業機関は、法により設立され合法的に存在するもので、いずれも自分の職能と権限範囲に基づいて文書を作成することができます。

公文書はほとんど機関の名義で作られていますが、命令や議案などの文種が指導者の名義で作られている場合もあります。

指導者は法定組織が選挙、委任などの法定手続きを通じて発生したので、指導者の名義で公文書を発表し、その所在機関を代表して法により職権を行使するので、彼らも公文の法定の作者です。

公文書の作成は、一般的に秘書や業務部門の人が起草し、時には文章を書く班を組織して分けて執筆する。

これらの公文書を起草した者は，いずれも公文書の法定の作者と見なすことができない.

彼らは機関の代弁者で，創作を命じられたのです。

法定の作者という特徴は公文書の高度の厳粛さを表している。

法定手続きの承認を得ていない組織は公文書を作成してはいけません。

国家機関の公文書を偽造し、変造した場合、公共秩序を乱す罪により法により処罰される。

2.法定効力

公文の法定効力の大きさは二つの面によって決まります。一つは機関の地位の高低と職権の範囲の大きさです。もう一つは公文の内容の重要度です。

また、公文書の法定効力は一定の時間性を持ち、公文の時効と呼ばれています。

公文書は公務を処理する道具で，役所の代弁者である.

公文書は各級の機関がその合法的な地位によって職権を行使する重要な形式である。

公文書の権威性と行政拘束力は、党中央、国務院の文書などの党と国家の意志を表し、最高の権威を持っています。省委員会、省政府の文書は全省の範囲内で法定効力を持っています。

また法規性、指揮性の公文書のようです。

一般的な知照性、事務的な公文書より高い。

また、いつまでも有効な公文書はありません。

状況の変化によって、古い文書は新しい文書に取って代わられます。ある仕事が終わったら、関連する公文書もその使命を完成して、現実的な効果を持たなくなります。

現実の価値を失った公文書は、書庫によって歴史の効用を発揮し、調べ、参考にすることができる。

3.

特定の体式とは、特定の体例フォーマットを指し、統一された種類、名称、フォーマット及び手続きプログラムを含む。

公文書の権威性、厳粛性、正確性を維持し、事務効率を向上させるために、党と国家は多くの具体的な規定を行い、公文書を作成する時は厳格に守らなければならない。

《党政府機関》

行政公文書の種類とその名称が規定されています。

各公文書には、特定の適用範囲があり、特定の役割がある。

公文書作成者は正確に文種を選択し使用しなければならない。

公文書の書式とは、公文書の構造要素とその編成形式をいう。

構造要素の中には必要な要素があります。例えば、タイトル、本文などです。

レイアウト形式には、各構成要素のページ上の配置や用紙、フォントなどの要求が含まれています。

公文書には独特な固定的な処理方法があります。これは文書手続きです。

文書を受け取って、署名、登録、初審、引受、回覧、催促、回答などの手続きを行います。文書を出して再確認、登録、印刷、発送などの手続きを行います。

これらのプログラムは勝手に省略したり、逆にしたりしてはいけません。

三、公文書を書く言語の特徴

公文語の主な特徴は、荘重さ、正確さ、質素さ、洗練された、厳格さ、規範性です。

四、公文書の種類

公文書は異なった角度から分類できる。

よく使われる分類方法は六種類あります。その中の一つは適用範囲によって分けられた種類を略して文種と言います。これは最も基本的な分類単位です。他の種類によってはこの基礎の上でまた分けられます。

1.適用範囲別に分類する

「党政機関公文処理業務条例」第8条は公文書を15種類に分けます。決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、指示、回答、議案、手紙、紀要。