사무 예절: 메일의 회답 기교

1. 에메일 답장

다른 사람의 중요한 이메일을 받은 후, 즉시 상대방에게 답장하는 것은 흔히 없어서는 안 된다. 타인에 대한 존중, 이상적인 답변 시간은 2시간 이므로 특히 긴급한 우편물에 대한 것이다.

모든 우편물을 즉시 처리하는 것은 시간을 점용한다. 일부 우선급 낮은 메일에 집중할 수 있지만, 보통 24시간을 초과하지 않는다.

만약 일이 복잡해지면, 당신이 제때에 답장을 할 수 없다면 적어도 제때에 답장을 받아야 한다. 우리는 지금 처리하고 있다. 일단 결과가 생기면 즉시 회답할 것이다. 운운운이다.

상대방에게 애써 기다리지 말고, 제때에 호응을 하지 말고, 다만 받은 것을 확인하는 것만으로도.

만약 당신이 출장 중이거나 휴가를 보내고 있으면 자동으로 복구 기능을 설정하고, 발송자에게 영향을 주지 않도록 해야 합니다.

답변 문제를 회답할 때 관련 문제를 회답한 후에 답안을 첨부하는 것이 좋다.

간단하게 하지 마라, 그렇게 딱딱하지 말고, 필요한 논술을 해야 하며, 상대방이 한꺼번에 이해하고, 반복 교류를 피하고 자원을 낭비해야 한다.

3. 10글자보다 적다

상대방이 너에게 큰 메일을 보내는데, 너는 확실히 ‘ 그래, 그래, 고맙다, 이미 알았다 ’ 라는 글만 답장하는 것은 매우 예의가 없는 것이다.

아무리 해도 10글자를 채우고 당신의 존중을 나타내야 합니다.

양측이 같은 문제의 교류가 3번을 넘으면 소통이 원활하지 않다는 것을 설명할 수 있다.

이때 전화소통 등 다른 방식을 채택한 후 판단해야 한다.

이메일은 때때로 가장 좋은 교류 방식이 아니다.

복잡한 질문에 많은 수신자들이 빈번히 답장을 하고, 이메일을 RE 로 할수록 우편물을 지나치게 길고 졸렬하게 읽을 수 없다.

이에 앞서 논의한 결과에 대한 소결을 줄이고 체질을 줄이고 유용한 메시지를 강조해야 한다.

5. Reply 와 ReplyAll 을 구분해야 합니다. (단독 회답과 전체)

단독으로 알고 있는 일 이 필요하면 그 사람 한 사람만 회답하면 된다

만약 당신이 발신인에게 요구한 요구에 대해 결론을 내리면, replayall 을 알려야 합니다. 상대방이 이 이 일을 완성시키지 않도록 하세요.

발신자의 질문에 대해 잘 모르거나 다른 의견이 있으면 발신인과 단독 소통을 해야 한다. 모든 사람의 면으로 생각하지 말고 RE 를 오가며 보내는 사람과 토론을 해야 한다.

너희들은 토론이 끝났으니 다시 모두에게 알려라.

상사에게 확정되지 않은 메일을 빈번히 보내지 마라.

모든 것을 회답하기 전에, 여러 번 생각해 보고 행동하라!

부질없는 답변을 피하기 위해 자원을 낭비할 수 있는 부분의 수신자에게 답장을 보내거나 문말에 다음의 문어구를 덧붙여,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,