公文書作成：手紙の書き方

一、手紙の概念

手紙は公文書の中で唯一の平行文種として、その適用範囲はかなり広いです。

行文の方向については、平行機関の間で文を書くだけでなく、所属していない機関の間で文を書くことができます。

適用される内容については、主に所属機関との面談、質問、回答を行わないほか、関係主管部門に承認事項を要求し、上級機関に具体的な事項を尋ねたり、上級機関に対して下級機関の問い合わせや承認事項を要求したりすることができます。

また、手紙は、上級機関によって、ある原付文書に対して、より小さい補足または訂正を行うためにも使われます。

でも、このような状況は多くないです。

二、手紙の特徴

（一）コミュニケーション性。

手紙は、所属機関との間で相互に仕事を相談したり、質問したり、答えたりすることに対して、コミュニケーションの役割を果たしています。平行文種の機能を十分に示しています。これは他の公文書にはない特徴です。

（二）

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二つの面に表れています。一つは文章の関係が柔軟です。

手紙は平行公文書ですが、平行行文のほかに、上り文や下の行文もあります。他の種類のように厳格な特殊行文関係の制限はありません。

第二に、形式が柔軟で、国家高級機関の主要な手紙を除いて、公文書の書式、行文の要求に従って文を書かなければならない以外、その他の普通の手紙は比較的に自由で、公文書の書式と行文の要求によってもできます。

文頭版があってもいいし、文頭版がなくてもいいし、文字番号を書かなくてもいいし、タイトルを作らなくてもいいです。

（三）単一性。

手紙の主な内容は単一性の特徴を備えていなければならない。一つの手紙は一つの事項を書かなければならない。

（一）性質によって、公便と便箋の2種類に分けられます。

公文書は役所の正式な公務活動の付き合いに使います。便箋は日常の事務的な仕事の処理に使います。

公文書は正式の公文書ではなく、公文書の書式要求がなく、問題がなくてもいいです。文字番号はなくてもいいです。尾部署の機関名、成文時間と公印を押すだけでいいです。

（二）本文の目的によって分ける。

手紙は手紙と返信の2種類に分けられます。

手紙を出すと、自分から公務事項の手紙を出しました。

返信は相手からの手紙です。

（三）また、内容と用途から、打ち合わせの件状、通知の件状、催事状、招待状、返事の依頼状、転送状、催事状、書類送付などに分けられます。

四、手紙の構造、内容と書き方

手紙の種類が多いので、制作フォーマットから内容表現まで柔軟性があります。

主に規範性公書の構造、内容と書き方を紹介します。