仕事中の電話マナーはどれぐらい知っていますか？

（一）重要な第一声

どこかの会社に電話したら、相手の親切で美しい声が聞こえます。心の中ではきっと楽しく会話がスムーズに展開できます。この職場に対していい印象を持っています。

電話では自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を与えます。

同じように言います。「こんにちは、ここはXX会社です。」

しかし、声がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を与えます。

電話に出る時は、「私が会社のイメージを代表する」という意識が必要です。

（二）喜びの気持ちを持つこと

電話をかける時は、相手があなたに見えなくても、明るい口調からあなたに感染され、素晴らしい印象を与えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話の中でも、「相手が私を見てくれている」という気持ちで対応します。

（三）明るい声

電話中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。

電話をかける時、腰を曲げて椅子に横になったら、相手があなたの声を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢が整っていれば、出す音も親切で、元気いっぱいです。

だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。

（四）迅速かつ正確な接聴

現代の従業員は仕事が忙しくて、机の上でよく二、三台の電話があります。電話のベルが聞こえます。

電話のベルが鳴ったら3秒ぐらいです。もし長時間電話に出ないなら、相手を長く待たせるのは失礼です。相手は待つ時にいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を与えます。

電話が遠くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。一番早いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態度はすべての人が持つべきです。

電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を与えます。

（五）きちんとした記録

5 WIH技術をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？

仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。

電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。

電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術によるものである。

（六）電話の目的を知る

勤務時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。会社の電話はどれも重要です。適当にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「いません」とだけ言って電話を切ってはいけません。

電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。

私たちはまず相手の着信の目的を知るべきです。自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、相手の着信の目的をやんわりと探します。

（七）電話を切る前のマナー

電話での会話を終わらせるときは、電話をかける側から申し出て、お互いに丁寧に「さようなら」と言って、また電話を切るのが一般的です。自分で話し終わったら、電話を切ってはいけません。

科学技術の発展と人々の生活水準の向上につれて、電話の普及率はますます高くなり、人は電話から離れられなくなり、毎日大量の電話を受け、かけます。

電話は簡単そうに見えますが、マイクに向かって相手と話しても、面と向かって話をするのと同じぐらい簡単だと思います。

仕事を円滑にする電話術

（一）遅刻、休暇は自分で電話します。

（二）外出して仕事をして、いつでも会社と連絡します。

（三）外出の用事は行き先と電話を知らせるべきです。

（四）訪問の遅延は事前に相手に連絡すること。

（五）ファックスで書類を送った後、電話で連絡します。

（六）同僚の家の電話は簡単に人に教えないでください。

（七）他の会社の電話を借りる時、普通は他の会社の電話を借りるので、10分を超えないように注意してください。

特別な場合には、長時間電話に出なければならない場合は、まず相手の同意と了解を求めるべきです。