7番の電話と取引先の疎通の技巧

どこかの会社に電話したら、相手の親切で美しい声が聞こえます。心の中ではきっと楽しく会話がスムーズに展開できます。この職場に対していい印象を持っています。

電話では自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を与えます。

同じように言います。「こんにちは、ここはXX会社です。」

しかし、声がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を与えます。

電話に出る時は、「私が会社のイメージを代表する」という意識が必要です。

（一）重要な第一声

どこかの会社に電話したら、相手の親切で美しい声が聞こえます。心の中ではきっと楽しく会話がスムーズに展開できます。この職場に対していい印象を持っています。

電話では自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を与えます。

同じように言います。「こんにちは、ここはXX会社です。」

しかし、声がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を与えます。

電話に出る時は、「私が会社のイメージを代表する」という意識が必要です。

（二）喜びの気持ちを持つこと

電話をかける時は、相手があなたに見えなくても、明るい口調からあなたに感染され、素晴らしい印象を与えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話の中でも、「相手が私を見てくれている」という気持ちで対応します。

（三）端正な姿と明朗な声

電話中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。

電話をかける時、腰を曲げて椅子に横になったら、相手があなたの声を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢が整っていて、体がまっすぐで、出す音も親切で耳に快いです。活力に満ちています。

だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。

声は優しく、丁寧に、丁寧な言葉で表現します。

口とマイクの間は適切な距離を保ち、適度に音量をコントロールし、聞き取れなくなり、誤解を生じないようにする。

声が大きいせいか、威張っていると誤解されます。

（四）迅速かつ正確な接聴

現代の従業員は仕事が忙しくて、机の上でよく2、3台の電話があります。電話のベルが聞こえます。正確に迅速に受話器を取って、電話を受けます。長距離電話を優先して、三回以内に受話器を取ったほうがいいです。

電話のベルが鳴ったら3秒ぐらいです。もし長時間電話に出ないなら、相手を長く待たせるのは失礼です。相手は待つ時にいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を与えます。

電話が遠くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。一番早いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態度はすべての人が持つべきです。

電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を与えます。

（五）きちんとした記録

5 WIH技術をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？

仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。

電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。

電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術によるものである。

（六）有効電話コミュニケーション

勤務時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。会社の電話はどれも重要です。適当にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「彼はいません」と答えてはいけません。間もなく電話が切れます。

電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。

相手が本部門の他の会社の電話番号を調べたら、すぐに調べて、知らないとは言えません。

私たちはまず相手の身分を確認して、相手の着信の目的を理解して、自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、婉曲に相手の着信の目的を探求してもいいです。

相手の出した問題に対しては根気よく耳を傾けるべきです。意見を表す時は、彼に適度に言いたいことを思う存分言わせるべきです。止むを得ない限り、口を出さないでください。

期間中は質問を通じて相手のニーズや問題を探究することができます。

耳を傾けることと理解を重視し、同理心を持ち、親和力を持つことが、電話でのコミュニケーションに有効な鍵です。

非難や批判の電話を受けるときは、やんわりと説明し、謝罪や感謝の意を表します。話し手と争うことはできません。

電話で話すことは、正確さに注意して、用件をきちんと説明して、相手の同意を増やして、いい加減にしてはいけません。

データを調べたり、また連絡して案件を調べたりする場合、時間がかかるかもしれません。調べたり、調べたりする時間が長いなら、相手を待たせないほうがいいです。別の返事方法に変えて、早めに返事します。

電話で本を請求する時は、すぐに記録して時効を把握し、できるだけ早く届けます。

（七）電話を切る前のマナー

電話での会話を終わらせるには、電話をかける側から切り出し、丁寧に別れを告げ、「ありがとうございます」「さようなら」とはっきり言い、また軽く電話を切って、自分で話し終わったら電話を切ってはいけません。