비서 업무 중 접대 예의

접대 전 준비 작업

환경 배치

1 、환경 배치

청결하고 단정하고 밝고 아름답고 미관적이며 다른 맛이 없어야 한다.

프런트나 응접실은 꽃다발, 녹색 식물을 놓아 ‘환영합니다 ’의 분위기를 드러내면 상대방에게 호감을 느끼게 한다.

사무용 책상 위의 서류, 문구, 전화 등의 물건은 각각 그 위치와 가지런히 배치해야 한다.

흔하지 않은 물건과 개인 물건은 서랍에 고정된 곳에 두어야 한다.

2 、사무용품 준비

(1) 앞방.

손님을 위해 좌석을 마련해야지 손님을 서게 하는 것은 공손하지 않다.

좌석 양식은 라인이 간결하고 색깔이 명쾌하다.

차탁자도 갖추어야 한다.

(2) 응접실.

탁자와 의자는 가지런하게 늘어놓아야 하며, 탁자 면에는 깨끗하고 물이 없고, 얼룩이 없다.

벽에 환경과 조화로운 그림을 걸을 수 있다.

회사의 지도나 국가 지도자의 사진, 혹은 어떤 성공적인 대형 공관 활동의 사진은 회사의 가능성을 높일 수 있다.

책상 위에 회사 상황을 소개할 수 있는 자료를 놓습니다.

또 다기, 찻잎, 음료는 모두 갖추어야 한다.

일반 손님을 접대하는 것은 일회용 종이컵을 사용하여 중요한 손님을 접대하는 것이 좋다.

응접실은 좋은 조명과 에어컨 설비를 갖추어야 한다.

한 편의 전화, 복사기, 팩시밀리 등은 면회객실 안에 놓지 않아도 너무 멀리 떨어져 있지 마라.

손님이 간 후 응접실을 제때에 청소하고 다기, 재떨이, 공기를 바꾸고 문을 닫아야 한다.

그렇지 않으면 다음 손님들을 중시하지 않게 할 것이다.

(2) 앞 당직을 서다

앞에 당직실에서 손님이 없을 때 비서는 잘 해야 한다.

1 、접대실 배치

2 、지난번

3. 회사원 출입등록표 작성

4. 손님 예약등록부 작성

둘째, 접대의 기본 예의

(1)손님을 접대하는 기본 예의

비서가 손님을 대접할 때 다음의 몇 시에 주의해야 한다.

1. 어떤 손님을 접대하든 공평하고 예의를 갖추어야 하며 선착순한 원칙에 따라 모든 손님을 대접해야 한다.

2, 어떤 손님을 접대하든, 화목한 얼굴과 눈살을 찌푸리면 안 된다.

3. 손님을 접대하는 태도는 정중하지만, 말은 여지가 있어야 한다.

4. 예약이 있는 손님에게 그의 요구를 신속하게 전달해 손님을 기다리지 못하게 한다.

5. 실수를 피하기 위해 손님에게 말하는 중요한 사항들을 한 번 확인해야 한다.

6. 손님의 용모와 성명을 빨리 기억하고, 이들과 우리 회사의 관계를 알고 있다.

7, 손님을 초대하여 접대 등록부를 작성해야 합니다.

8, 상사가 만나야 할 손님을 확인하지 않았으니 들어가게 하지 마라.

9. 상대의 신분을 알 수 없을 때 상사가 상관에게 묻는 모든 업무 일정에 대해 직접 대답을 하지 말고 가능한 한 상대방에게 유용한 정보를 알아야 한다.

10, 낯선 손님이 방문할 때, 그의 성명, 소재회사 등 기본적인 상황을 잘 알아야 한다. 상황에 따라 손님의 의도와 목적에 대해 똑똑히 알아야 하지만, 알아볼 때 예의를 잃지 않는다.

(2)소개의 예의

소개를 하는 과정에서 소개자와 소개자의 태도는 친절하고 거침없이 대범하고 전반적인 소개 과정을 통해 미소를 지어야 한다.

일반적인 상황에서 소개할 때, 양측은 자세를 유지하고 상호적으로 대답해야 한다.

1. 자기소개

어떤 장소에서 자기소개를 하는 것은 비서에게 매우 필요하다.

소개된 내용은 구체적인 장소로 정해져, 공무석은 자기 소개를 제외하고도 자신의 직무를 소개한다.

2. 타인을 소개하다

누군가를 소개할 때 소개된 쌍방의 어느 쪽이 더 존중되어야 한다.

예빈순으로 보면 ： 연장자에게 젊은이를 소개하고 남녀를 막론하고, 남녀를 소개하고, 여자에게 남자를 소개하고, 직위를 높게 소개하는 사람은 동시에 쌍방의 단위와 직함을 간단히 소개한다.

인원수가 많은 경우에는 직장, 신분, 특이한 사람이 없다면, 나이를 닮은 사람들끼리 모이면 일정한 순서대로 소개할 수 있다.

다른 사람을 소개할 때는 간결하고 분명하게 해야지, 흐리멍덩해서는 안 된다.

소개할 때, 쌍방의 직업, 본관 등은 서로 모르는 두 사람이 서로 대화하기 편리하다.

두 사람을 단독으로 소개한다면, 서로가 서로를 알고 싶은 소원이 있는지 미리 알아봐야 한다.

누군가를 소개할 때 손가락으로 손가락을 가리키지 말고 예의 바르게 손바닥을 표시해야 한다.

사교 장소에서 국제적으로 통행하는 것은 여성의 우선적인 원칙이며, 즉 남성을 여자에게 소개해야 한다.

소개자 올바른 방법은 원래 앉아 있을 때 일어서고 앞으로 나아가고 상대방 팔에서 똑바로 서서 마주 보고 미소를 짓고 소개를 하고 소개한 뒤 악수를 하는 것이다.

3. 남 소개

(3)악수의 예의

1. 악수의 자태.

일반적으로 악수하는 두 사람의 손바닥은 수직 상태를 잡고 평등하고 자연스러운 관계를 나타내는 것은 가장 온당한 악수 방식이다.

겸손하거나 공손함을 표시하려면 손바닥을 향해 악수를 한다.

두 손을 뻗어 받는다면 더욱 겸손하게 준비했다.

하지만 손바닥을 아래로 잡아서는 안 된다는 것은 대개 거만무례한 표시다.

악수를 할 때에는 오른손을 내밀어야 하며, 결코 왼손을 내밀고 사람을 잡아서는 안 된다.

2 、악수의 순서.

상급간에 먼저 상급자가 손을 내밀어야 하급이 잡힌다. 어른이 먼저 손을 내밀어야 후배가 맞을 수 있다. 남녀간에 먼저 손을 내밀어야 남녀가 먼저 손을 내밀고 남자측이 먼저 잡아야 한다.

3. 악수의 힘도 주의해야 한다.

일반적인 상황은 서로 파악하면 된다.

열렬히 악수를 한 번 휘청거릴 수 있다면, 이것은 매우 우호적인 표시이다.

4. 악수를 하는 시간은 보통 3 ~5초로 좋다. 친하지 않는 사람은 오랜 시간 악수를 할 수 있다. 일반적으로 악수를 하면 된다.

악수를 할 때는 두 눈에 상대방의 눈을 주시하고 성의를 표시해야 한다.

(4) 명함 교환

1 、명함의 내용

명함은 공무명함과 사교 명함으로 나뉜다

(1) 공무명함

공무명함의 주요 내용은 주로 소재단위와 부서, 성명, 직명, 직명, 주소, 전화 등 연락처를 포함한다.

명함에는 숫자가 너무 많지는 않지만 명함에서 가장 큰 몇 글자로, 타이틀이 너무 많게는 안 된다.

명함 컬러는 화이트 컬러로 소박하고 대범하다.

공무명함에는 일반적으로 개인 전화번호를 찍지 않는다.

개인적인 시간을 방해하지 않으면 인쇄할 수 있다.

남의 명함에 개인 전화번호가 없다면 상대방에게 물어볼 필요가 없다.

(2) 사교 명함

사교 명함은 사교 장소에 사용된다.

몸에 휴대하는 명함이나 명함이나 명함 지갑에 넣어야 한다. 옷봉투나 지갑에 직접 넣지 말고 보관하기에 불리한 것도 자신에 대한 불존이다.

여성은 명함을 핸드백에 넣고 남성은 양복 상의의 안쪽 주머니나 서류가방 안에 넣어도 된다.

2, 명함 교환 예의

(1) 명함 배달 시기

처음 만난 사람은 자기소개를 하고 다른 사람에게 소개를 받은 뒤 명함을 제출할 수 있다.

인사는 명함을 건네는 것도 흔하다.

대화에서 회사 주소 연락처 등을 언급하면 명함을 제출할 수 있다.

(3) 명함 예절

일반적으로 방문자, 남성, 신분 낮은 자에게 먼저 방문자, 여성, 신분 높은 사람에게 명함을 건네줘야 한다. 후자는 명함을 받고 상대방이 정하는 명함을 증정해야 한다.

명함을 건네면 일어나야 한다.

두 손으로 명함 위쪽을 들고 명함의 글씨를 상대방에게 정면으로 향하여 상대방을 향한 후 바로 볼 수 있다.

상대방도 명함을 동시에 꺼내면 방문자, 남성, 신분 낮은 사람은 자신의 명함을 상대 명함보다 낮게 만들어 존경해야 한다.

상대가 한 사람만이 아니라면 직위는 높을때부터 낮거나 위치를 따라 멀리까지 올려야 한다.

(4) 명함 예의

다른 사람이 일어서서 한 편을 건네면, 너는 즉시 일어서서 두 손을 받아야 한다.

상대 명함을 접수한 후 포켓에 바로 넣지 말고 상대방의 성명, 신분을 잘 보아야 한다.

상대방의 이름 중에 어떤 글자가 정확하지 않다면 상대방에게 아첨하여 가르침을 받아야 한다.

읽은 후 정중하게 그것을 탁자 위에 놓아야 하며, 서류를 위에 깔지 않도록 주의해야 한다.

회담에서 명함을 상대방의 좌석에 따라 자신의 명함과 사람을 대호시키기 편하며 인상을 깊게 한다.

만약 본인의 명함을 만난다면 상대방에게 답장을 할 수 없을 때, 원인을 설명하고, 성명, 주소, 연락처를 적어 상대방에게 보내드립니다.

3. 명함 보관 및 정리

사후 명함이나 명함이나 명함 지갑을 일정 순서대로 명함을 보관한다.

손님을 접대하다

손님을 접대하려면 다음 몇 시에 주의해야 한다.

1. 손님이 찾는 책임자가 없을 때

상대방의 책임자가 어디로 가는지 명확히 알려 주어야 한다. 그리고 언제 본 부서로 돌아갈지.

손님에게 전화와 주소를 남기고 손님이 다시 와서 단위로 오는 것인지, 아니면 우리 측 책임자가 상대방 단위로 가는 것인지 분명하다.

2. 손님이 올 때

우리 측 책임자는 여러 가지 원인으로 즉시 접견할 수 없습니다. 손님에게 이유와 기다림을 설명하고 기다려야 합니다. 손님에게 음료수, 잡지를 제공해야 합니다. 가능하다면, 전문가가 손님에게 음료수를 바꿔야 합니다.

3, 접대원들이 손님을 안내하여 목적지에 도착하면 정확한 안내 방법과 안내 자세가 있어야 한다.

(1) 복도에서 인도법.

손님을 두세 걸음 전에 보조를 맞추어 손님을 안쪽으로 들이밀었다.

(2) 계단에서 인도하는 방법.

손님을 이끄는 데 손님을 앞서게 할 때, 응접인원을 뒤에 놓아야 한다. 만약 아래층을 내려갈 때면 응접대원들이 앞을 향해 걸어야 한다. 손님이 뒤에서 계단을 내려올 때, 손님을 모시는 데 주의해야 한다.

(3) 엘리베이터에서 인도하는 방법.

손님을 이끌어 엘리베이터를 탈 때, 접대원들은 먼저 엘리베이터로 들어가고, 손님이 들어오면 엘리베이터 문을 닫고 도착할 때, 응접 인원은 ‘켜 ’라는 단추를 누르고 손님을 먼저 엘리베이터 밖으로 나가게 한다.

4. 거실의 안내 방법.

손님이 거실로 들어오면 응접객이 손으로 지시를 받고 손님을 앉혀야 손님이 앉는 것을 보고 고개를 끄덕여 떠나야 한다.

손님이 잘못 자리에 앉으면 손님이 상좌를 바꿔 앉으십시오.

손님을 모시다

1. 손님이 휴대하는 짐을 확인하는 것을 돕고, 손님이 차를 조심스럽게 가져가는 것을 돕는다.

짐을 잘 풀고 손님에게 교부하고 인사를 드리며 감사의 인사를 드리며 "즐거운 여행이 되시길 바랍니다. 다음에 다시 오세요!", "잘 다녀오길 바랍니다. 동시에 저희와 함께 합작해 주시기 바랍니다!"등의 인사를 드립니다.

2. 손님이 차문을 닫는 것을 도와줄 때, 시간이 적당히 좋으니 너무 무거워서는 안 된다.

너무 무거워서 손님을 놀라게 하니 너무 가벼운 차문이 닫힐 수 없다.

하객의 옷 치마바지가 차문에 끼지 않도록 주의해야 한다.

3. 차문이 닫힌 뒤 바로 돌아서면 안 되고, 손님의 차량이 가동을 기다리면 미소를 띠고 손을 흔들고 작별을 고하고, 차를 떠나야 떠난다.

예약 손님 접대

최초의 인사에 따르면 손님은 자기소개를 하고, 만나야 할 사람의 성명을 말해 비서는 먼저 예약이 있는지 여부를 확인해야 한다.

(4) 상사에게 물러서다

1. 특이한 경우를 제외하고는 상사가 사무실에 있을 때 자신의 판단에 의지하지 말고, 손님을 거절하고 상사가 없다고 말했다.

2, 상대방을 거부할 때라도 예의에 주의하고 말을 할 여유가 있어야 한다.

(5) 동시에 방문하는 손님을 접대하다

1, 선착순, 일시동인 원칙

2, 먼저 손님을 접대하는 동시에 웃으며 손님을 기다리세요.

3. 먼저 손님에게 등록을 하고 인사하고 손님에게 안부를 전해 주세요.

4. 외모로 사람을 평가하는 것을 절감하다

(6) 불청객을 접대하다

1, 먼저 상대방의 뜻을 밝히고, 상대방이 말하지 않는다면, 그것이 필요한 것이라는 것을 밝혀야 한다.

2, 방문객이 한 인원과의 회담을 신청하면 당사자와 즉시 연락해야 한다.

하지만 연락이 잘 되기 전에 손님에게 긍정적인 답변을 해서는 안 된다.

3. 손님의 면전에서 당사자에게 전화를 하지 말고 당사자가 접견을 거부할 때 핑계를 대지 않도록 하세요.

손님과 비서에게 일정한 거리를 유지해야 하는 것은 손님이 비서의 말을 잘 듣지 못한다.

4. 손님을 완곡하게 거절해야 한다

5, 손님이 앞으로 오래 머물게 하지 않도록 하세요.

(7) 방문 접대

1. 손님을 회견실로 데리고 손님을 위해 좋은 접대 환경을 만들어 냈다.

2. 고객의 정감 수요와 전문 수요를 최대한 만족시킨다.

(8)미디어 기자 접대

1. 열정적으로 호흡을 맞추어 편의를 제공한다.

2. 보도할 내용에 대해 신중하게 고려해 정보를 제공해야 한다.

3. 자신이 없는 일은 마음대로 결정하지 않는다.

4, 안팎에 다른 점이 있으니 보수회사의 비밀을 주의해야 한다.

비서 근무 중 접대 예의 에 대한 내용 이 광범위 하 기 때문에 비서 가 업무 를 잘 접대 하는 각 절차 의 예의 업무 를 잘 파악 하 고 융통성 있 고 융통성 을 부단히 경험 을 쌓 고 직업 소양 을 향상 했 다.